Hàng loạt doanh nghiệp nhập khẩu tại TP.HCM đang gặp khó vì người đại diện pháp luật không còn cư trú tại Việt Nam. Trường hợp điển hình là Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Hoàng GiaệpnhậpkhẩuvàngườiđạidiệnphápluậtNhữngvướngmắcthựctếbún bò Huế buổi trưa， chuyên nhập khẩu thiết bị y tế từ Đức. Giám đốc – người đại diện pháp luật – đã chuyển sang Singapore sinh sống từ đầu năm 2023 nhưng không làm thủ tục thay đổi. Đến tháng 6/2023， lô hàng trị giá 2，3 tỷ đồng bị giữ tại cảng Cát Lái vì hải quan không xác minh được người ký giấy tờ. Kế toán trưởng của công ty， chị Nguyễn Thị Hồng。cho biết: “Chúng tôi mất gần ba tuần mới bổ nhiệm được người đại diện mới， nhưng chi phí lưu kho và phạt hợp đồng đã lên tới 180 triệu đồng” Câu chuyện này không hiếm. Theo số liệu từ Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM， trong 6 tháng đầu năm 2024， có 47 doanh nghiệp nhập khẩu bị xử lý vi phạm hành chính liên quan đến người đại diện pháp luật， tăng 22% so với cùng kỳ.Vấn đề nằm ở chỗ nhiều doanh nghiệp nhập khẩu vẫn xem nhẹ vai trò của người đại diện pháp luật. Họ thường chỉ đăng ký một cá nhân đứng tên cho đủ thủ tục。

trong khi người này không thực sự tham gia điều hành hoạt động xuất nhập khẩu. Khi phát sinh tranh chấp hợp đồng ngoại thương hoặc yêu cầu từ cơ quan hải quan， người đại diện pháp luật phải trực tiếp ký kết và chịu trách nhiệm. Nếu người đó vắng mặt hoặc không có thẩm quyền， doanh nghiệp nhập khẩu có thể bị đình chỉ làm thủ tục hải quan. Ông Trần Văn Đức， chuyên viên tư vấn pháp lý tại một công ty luật ở quận 1， nhận xét: “Tôi đã chứng kiến không ít doanh nghiệp nhập khẩu mất đơn hàng vì người đại diện pháp luật ký sai hoặc không ký được giấy tờ. Họ chỉ phát hiện ra khi hàng đã về cảng”Một điểm đáng lưu ý là Luật Doanh nghiệp 2020 không bắt buộc người đại diện pháp luật phải thường trú tại Việt Nam， nhưng các giao dịch nhập khẩu lại đòi hỏi chữ ký trực tiếp trên nhiều chứng từ gốc. Điều này tạo ra khoảng trống pháp lý mà doanh nghiệp nhập khẩu dễ vấp phải. Chẳng hạn， Công ty CP Nhập khẩu Nông sản Đồng Tháp đã bổ nhiệm một người đại diện pháp luật sống ở nước ngoài. Khi làm thủ tục thông quan cho lô gạo nhập từ Ấn Độ， hải quan yêu cầu ký xác nhận bản giấy. Người đại diện không thể có mặt。công ty phải cử phó giám đốc ký thay nhưng không có giấy ủy quyền hợp lệ. Kết quả: lô hàng bị giữ 12 ngày， phát sinh chi phí 95 triệu đồng. Anh Lê Minh Tuấn， nhân viên xuất nhập khẩu của công ty， kể: “Lúc đó tôi chỉ biết gọi điện cho sếp ở nước ngoài. Sếp bảo ký thay， nhưng hải quan không chấp nhận. May mà sau đó có luật sư hướng dẫn làm lại giấy ủy quyền”Thực tế cho thấy doanh nghiệp nhập khẩu cần chủ động rà soát tình trạng người đại diện pháp luật trước mỗi lô hàng lớn. Nếu người đại diện pháp luật không thể có mặt thường xuyên， nên làm giấy ủy quyền có công chứng cho người thay thế， đồng thời thông báo với cơ quan hải quan và ngân hàng mở L/C. Một số doanh nghiệp nhập khẩu đã chọn giải pháp bổ nhiệm hai người đại diện pháp luật (một chính， một dự phòng) để tránh gián đoạn. Tuy nhiên。điều này chỉ hiệu quả nếu cả hai người đều nắm rõ quy trình nhập khẩu. Bà Phạm Thu Hà， giám đốc một công ty nhập khẩu mỹ phẩm tại Hà Nội， chia sẻ: “Chúng tôi từng bị sốc khi người đại diện pháp luật cũ nghỉ việc mà không bàn giao. Từ đó， tôi yêu cầu mọi chứng từ nhập khẩu phải có chữ ký của cả giám đốc và phó giám đốc phụ trách”Nhìn từ góc độ quản lý， việc thiếu quy định cụ thể về người đại diện pháp luật trong hoạt động nhập khẩu khiến doanh nghiệp dễ rơi vào thế bị động. Cơ quan hải quan có lý khi yêu cầu chữ ký trực tiếp để đảm bảo tính pháp lý của tờ khai， nhưng doanh nghiệp nhập khẩu lại không có hướng dẫn rõ ràng về trường hợp người đại diện vắng mặt. Tôi cho rằng cần sớm có văn bản hướng dẫn dung hòa giữa yêu cầu quản lý và thực tiễn kinh doanh. Trong khi chờ đợi。mỗi doanh nghiệp nhập khẩu nên tự xây dựng quy trình nội bộ: kiểm tra hiệu lực chữ ký của người đại diện pháp luật trước khi ký hợp đồng ngoại thương， lưu bản sao công chứng giấy ủy quyền， và đảm bảo người đại diện pháp luật hiểu rõ trách nhiệm của mình. Đừng để đến khi hàng về cảng mới cuống cuồng đi tìm chữ ký.