Hơn 2.000 hóa đơn giấy được in ra mỗi ngày tại một công ty bảo hiểm lớn ở Hà Nội. Đó là con số mà anh Trần Minh QuânệpbảohiểmchuyểnmìnhvớihóađơnđiệntửChuyệntừnhữngconsốgiá xôi mặn hôm nay， trưởng phòng kế toán。nhớ như in trước khi đơn vị này chuyển sang hóa đơn điện tử vào đầu năm 2023. “Mỗi lần in là một lần tốn kém， từ giấy， mực đến nhân công đối chiếu. Sai sót thì không ít， mà khách hàng phàn nàn vì chờ đợi”， anh Quân kể. Câu chuyện của anh không phải cá biệt. Trong ngành bảo hiểm， nơi hợp đồng thường kéo dài nhiều năm và số lượng giao dịch lớn， việc áp dụng hóa đơn điện tử đang trở thành yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng đằng sau quy định， các doanh nghiệp bảo hiểm đang vật lộn với một cuộc chuyển đổi không hề đơn giản.Thực tế cho thấy， hóa đơn điện tử giúp cắt giảm chi phí in ấn và lưu trữ đáng kể. Một doanh nghiệp bảo hiểm quy mô trung bình tiết kiệm được khoảng 40% chi phí hành chính sau một năm. Nhưng con số đó không nói lên hết. Chị Nguyễn Thị Hồng， giám đốc vận hành tại một công ty bảo hiểm nhân thọ， chia sẻ: “Hệ thống cũ của chúng tôi không tương thích với phần mềm hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Mất gần sáu tháng để nâng cấp。

huấn luyện nhân viên， rồi xử lý dữ liệu cũ” Vấn đề lớn nhất nằm ở dữ liệu khách hàng. Nhiều hợp đồng bảo hiểm được ký từ chục năm trước， thông tin không đầy đủ， buộc doanh nghiệp phải liên hệ lại từng khách để cập nhật. Có trường hợp khách hàng đã chuyển nhà， số điện thoại thay đổi， khiến việc phát hành hóa đơn điện tử gặp bế tắc.Điều đáng nói là không phải doanh nghiệp bảo hiểm nào cũng nhìn thấy lợi ích ngay. Một khảo sát nội bộ của Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam cuối năm 2023 cho thấy， 35% doanh nghiệp thành viên vẫn chưa hoàn tất tích hợp hóa đơn điện tử với hệ thống quản lý hợp đồng. Nguyên nhân chính là chi phí đầu tư ban đầu cao， từ 500 triệu đến 2 tỷ đồng tùy quy mô. Với các công ty nhỏ， số tiền này không hề nhỏ. Ông Lê Văn Thành， giám đốc một doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ tại Đà Nẵng， thẳng thắn: “Chúng tôi biết hóa đơn điện tử là xu hướng， nhưng làm sao để không gián đoạn dịch vụ khách hàng?Chúng tôi chọn giải pháp từng bước。bắt đầu với hợp đồng mới， còn hợp đồng cũ thì xử lý dần”Nhìn từ góc độ khác， hóa đơn điện tử mở ra cơ hội kiểm soát gian lận và minh bạch dòng tiền. Trước đây， một số doanh nghiệp bảo hiểm bị phát hiện xuất hóa đơn khống để trục lợi thuế. Khi dữ liệu được truyền trực tiếp lên cơ quan thuế， hành vi này khó tồn tại. Anh Quân kể thêm: “Chúng tôi từng mất ba ngày để đối chiếu hóa đơn giấy với sao kê ngân hàng. Giờ hệ thống tự động， chỉ mất vài giờ” Dù vậy， anh cũng thừa nhận rằng không phải mọi thứ đều suôn sẻ. Lỗi đường truyền， mất kết nối với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử vẫn xảy ra， nhất là vào cao điểm cuối tháng. Có lần。cả phòng kế toán phải làm việc đến nửa đêm để kịp phát hành hóa đơn cho khách hàng do hệ thống bị treo.

Những câu chuyện như của anh Quân hay chị Hồng cho thấy， doanh nghiệp bảo hiểm hóa đơn điện tử không chỉ là bài toán kỹ thuật. Nó là sự thay đổi về quy trình， con người và cả văn hóa làm việc. Một số doanh nghiệp đã thuê thêm chuyên gia công nghệ thông tin， mở lớp đào tạo nội bộ hàng tuần. Số khác chọn cách hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp để giảm gánh nặng. Dù con đường khác nhau， điểm chung là ai cũng phải bước đi. Bởi lẽ。khi cơ quan thuế siết chặt quy định và khách hàng ngày càng quen với giao dịch số， việc chậm chân trong hóa đơn điện tử có thể khiến doanh nghiệp bảo hiểm mất lợi thế cạnh tranh. Cuộc chuyển đổi này không còn là lựa chọn， mà là điều kiện tồn tại.